Organigramm: Manchmal ist der einfachste Weg "einfach mal drauf loszulegen"

Organigramm: Manchmal ist der einfachste Weg "einfach mal drauf loszulegen"

Zahlreiche Interviews hat das Organigramm-Team seit dem Start des Masterseminars 14/15 durchgeführt. Dabei wurden nicht nur die Initiatoren von Utopiastadt sondern auch weitere Schlüsselpersonen befragt, die uns über den Aufbau, die Geschäftsbereiche (= genannt Module) sowie Projekte und Schnittstellen zu anderen Einrichtungen z.B. alte Feuerwache detailliert Auskunft gegeben haben.

Wir bedanken uns an dieser Stelle schon einmal herzlich für die bisherige Unterstützung aller Personen, die wir bereits befragen durften und auch bei denjenigen, die wir noch befragen werden. Wir freuen uns sehr über die positive Resonanz und die Bereitschaft uns zu unterstützen.

Durch die Gespräche sollen Daten erhoben werden, um ein Organigramm erstellen zu können. Es soll die Strukturen von Utopiastadt veranschaulichen sowie Aufgabengebiete und Kommunikationswege darstellen. Um die Daten zu sammeln und visualisieren, wurde uns das Card-Sorting empfohlen. Es ist ein Verfahren zur Erfassung von logischen Strukturen. Ziel ist es, alle Einzelpersonen zu erfassen und diese durch das Card-Sorting zu einem Projekt, Modul oder einer Akteursgruppe zuzuordnen. Á la „Wer kennt wen“ sollen Relationen zwischen den Gruppen oder Personen dargestellt werden und somit Aufgabenbereiche erfasst werden. Jedoch sind wir an eine Grenze gestoßen, da viele Programme kostenpflichtig sind und die kostenlosen nicht das gewünschte Ergebnis erzielen. Nach langer Recherchearbeit, vielen Versuchen und letztendlich auch Frustration haben wir nach einer Beratschlagung erst einmal Abstand von diesem Ansatz genommen.

Stattdessen haben wir uns einer etablierten, gebräuchlichen und effizienten Vorgehensweise mit klassischen „Post-Its“ gemäß „einfach mal loslegen“ für die Visualisierung des Organigramms entschieden. Zu Hilfe kam uns dabei ein großes Flipchart, das mit Post-Its, die für einzelne Projekte, Module oder Akteursgruppen standen, beklebt wurde. Mit Linien und Richtungspfeilen haben wir den groben Aufbau und die Beziehungen veranschaulicht.

Post It - Organigramm

Die Post-Its sind besonders effektiv, da man das bestehende System flexibel verändern und erweitern kann. Dabei wird eine erste grobe Struktur sichtbar und insbesondere wurden Informationslücken aufgedeckt.

Wir wissen jetzt, an welchen Stellen wir noch weitere Informationen benötigen und sind gespannt wie sich das Bild weiter verdichtet und entwickelt.

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